Tips untuk Pindahan Kantor Anda

Tips Pindah Kantor. Ada banyak hal yang harus dikoordinasikan di dalam perpindahan kantor. Tidak hanya banyak furnitur besar, peralatan teknologi, dan catatan pribadi, tetapi juga banyak orang. Selain itu, kebutuhan untuk meminimalkan downtime sehingga Anda tidak mempengaruhi operasi bisnis, dan Anda memiliki banyak hal yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan Anda.

Tidak ada jalan lain, pindah kantor membutuhkan banyak pekerjaan. Tapi bukan berarti harus ribet atau memberatkan. Dengan sedikit perencanaan dan persiapan, Anda pasti akan memiliki pemindahan yang mulus ke ruang kantor baru Anda. Ikuti tips utama kami untuk pindah kantor.

Dapatkan di Awal

Jika Anda tidak mengikuti salah satu tip kami yang lain, pastikan Anda mengingatnya untuk yang satu ini. Memulai lebih awal membuat setiap bagian dari pindahan Anda menjadi jauh lebih mudah.

Jika memungkinkan, cobalah untuk mulai merencanakan kepindahan Anda 4-6 minggu sebelum hari pindahan itu tiba. Ini akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda lakukan dan perencanaan yang sesuai.

Tetapkan tolok ukur untuk alur pergerakan sehingga Anda dapat melacak kemajuan Anda. Buat daftar terperinci tentang hal-hal yang harus dilakukan agar Anda tidak melupakan apa pun. Pastikan Anda memasukkan hal-hal yang tampak kasar karena ini adalah yang paling mungkin luput dari perhatian Anda begitu prosesnya dimulai.

Nominasikan Manajer Proyek

Untuk membantu Anda dengan hal-hal kecil, temukan orang yang berorientasi pada detail yang dapat mengambil peran Manajer Proyek. Memiliki seseorang yang mengawasi proyek ini adalah cara terbaik untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan. Ini juga berarti Anda memiliki satu titik kontak saat departemen dan perusahaan luar terlibat.

Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda mungkin juga perlu melibatkan kepala departemen. Para manajer ini harus mengambil sebagian tanggung jawab untuk memastikan tim masing-masing menangani tugas departemen mereka. Pastikan mereka memahami bahwa mereka harus memilah dan membuang barang-barang yang tidak lagi mereka butuhkan, dan bahwa ketika hari pindahan tiba, barang-barang mereka siap untuk perubahan besar.

Sewa Perusahaan Pindahan Lebih Awal

Pindahan kantor membutuhkan lebih dari yang Anda perlukan saat pindah rumah. Peralatan khusus untuk memindahkan barang-barang besar, tim mover yang lebih besar dan banyak pra-perencanaan untuk memastikan semua orang siap. Menyewa perusahaan pemindahan tidak hanya memastikan Anda memiliki orang dan peralatan yang tersedia, tetapi juga membantu Anda memasukkan logistik ke dalam anggaran pemindahan Anda.

Tidak hanya itu, menyewa perusahaan pindahan jauh-jauh hari berarti Anda dapat merencanakan di luar jam kerja. Untuk memastikan Anda mengurangi dampak Anda pada operasi bisnis, jadwalkan pemindahan Anda pada malam hari atau akhir pekan. Tentu saja, banyak organisasi berpikir dengan cara yang sama, jadi ini adalah waktu pemindahan yang dicari.

Libatkan Tim IT

Ini adalah langkah lain yang ingin Anda ambil lebih awal. Melibatkan tim IT Anda pada tahap awal berarti Anda memiliki keterlibatan mereka dalam pindahan dan dapat merencanakannya. Mintalah tim IT Anda mengevaluasi ruang baru sehingga mereka dapat menentukan apakah Anda memerlukan peningkatan pada peralatan atau infrastruktur.

Departemen IT Anda akan membantu Anda menjadwalkan pemasangan untuk hal-hal seperti internet, telepon, pemasangan kabel, dll.

Berkomunikasi dengan Karyawan Anda

Meskipun pindah kantor bisa menjadi kesempatan yang menyenangkan untuk menyegarkan diri, bagi sebagian orang hal itu bisa terasa tidak nyaman. Memberitahu karyawan Anda tentang apa yang diharapkan akan dapat membantu. Anda tidak perlu memberi tahu mereka setiap detail kecil, tetapi bagikan lokasi baru Anda, time line, dan informasi berguna lainnya. Beri mereka ruang untuk menjawab pertanyaan tentang apapun yang mungkin menjadi perhatian mereka, dan pastikan untuk mengkomunikasikan apa saja (jika ada) yang Anda perlukan untuk mereka lakukan.

Tempatkan Pesanan Peralatan dengan Waktu Luang

Untuk memudahkan transisi dan meminimalkan downtime Anda, pastikan Anda menilai kebutuhan peralatan Anda sebelumnya. Baik itu furnitur, teknologi, atau bahkan perlengkapan kantor, Anda memerlukan hal ini untuk memastikan Anda dapat melanjutkan di tempat yang Anda tinggalkan di tempat lama Anda. Tempatkan pesanan untuk peralatan ini terlebih dahulu sehingga Anda dapat mengkoordinasikan pengiriman di alamat baru Anda. Itu akan menyelamatkan Anda dari keharusan memindahkan semua barang itu dua kali.

Buat Pengumuman Alamat

Yang ini mungkin tampak jelas tetapi percayalah pada kami, itu terkadang lolos dari celah. Pastikan Anda membuat pengumuman kepada pelanggan Anda tentang perubahan alamat Anda. Jika tidak ada yang lain, ini adalah peluang bagus untuk menjangkau dan memberitahu mereka bahwa Anda sedang pindah. Dapatkan kartu nama sesuai pesanan, jadwalkan pembaruan situs web, dan periksa tempat-tempat seperti Google Bisnisku, akun media sosial, dan footer buletin email tempat Anda mungkin perlu memperbarui lokasi Anda.